Projet : Dirty 40

Les détails du projet

Pour qui ?

Pour un groupe de 4 copines souhaitant fêter leur anniversaire de 40 ans ensemble en co-organisant un weekend d’anniversaire pour une centaine de personnes

Situation initiale ?

La gestion des invités n’était pas fluide, les 4 copines gérant leurs invités dans leur coin, chacune à travers un groupe Whats’app différent. Comme elles avaient aussi des amis en commun, il y avait parfois des doublons. Il fallait traiter les réponses manuellement, et personne n’avait vraiment le temps de s’y mettre, donc difficile d’avoir une vision d’ensemble sur tous les participants afin de pouvoir gérer la logistique en conséquence.

Objectifs recherchés ?

• Avoir un procès d’invitation & collecte des réponses plus automatisé pour gagner du temps
• Centraliser les réponses de tous les invités dans une base de données commune pour permettre d’avoir une vision d’ensemble

Ma solution ?

• Mise en place d’un formulaire très simple à partager avec les invités sous forme de URL, qui envoie automatiquement toutes les réponses dans une base de données commune
• 🎁 Bonus : la création d’une app reliée à la base de donnée permettant de partager en avance avec les invités le déroulé de la soirée, les infos pratiques, mais aussi de poster les photos prises pendant la soirée en les partageant avec les autres participants

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Mise en place de la solution

Etape 1 : Cadrage du projet

• définir les objectifs : dans un 1er temps collecter et centraliser les réponses des invités pour organiser la logistique, ensuite dans un 2ème temps partager les informations utiles avec les participants pour fluidifier le déroulement de la soirée sur place.
• définir la structure de la base de donnée et les champs du formulaire d’inscription
• définir l’arborescence de l’application reliée à la base de donnée, ses pages et ses contenus
• définir le look & feel de l’appli : couleurs fluos, ambiance festive et fun, sur le thème des années 80

Etape 2 : Exécution du projet

BACKEND

Pour centraliser toutes les informations au sujet de la fête, j’ai mis en place une base de données avec Airtable, composée de 3 tables :

• La table “Participants” - avec les différentes informations nécessaires pour la logistique : temps de présence, nombre d’accompagnants, heure d’arrivée, contraintes alimentaires, chanson préférée pour construire une playlist, besoin d’emplacement de camping etc
• La table “Programme” - avec les temps forts du weekend et leur chronologie
• La table “Photos partagées” -  alimentée par la saisie directe des photos dans l’application par les participants.

Le formulaire d’invitation a été créé à partir de la table “Participants” (juste une vue différente) et une fois complété par les invités, a alimenté automatiquement la table en question. Donc pas d’intervention manuelle (ou en tout cas très peu).

FRONTEND

Pour l’application j’ai utilisé Glide, qui est un constructeur d’interfaces d’applications mobiles.

J’ai structuré l’app en 3 pages simples : “Accueil, Programme et Photos

La page “Programme” était alimentée directement par la Table Programme.

La page “Photos” était alimentée en temps réel par la saisie d’un formulaire présent sur la page d’Accueil, en passant par la synchronisation avec la Table “Photos partagées” de la base de données. Ca a l’air un peu compliqué dit comme ça, mais en réalité c’est hyper simple !

Etape 3 : Livraison du projet

Une fois la structure de la base de donnée et du formulaire testés et validés avec les 4 organisatrices, le lien du formulaire a été envoyé aux invités.

Le lien de l’application a été envoyé dans la semaine précédent le weekend d’anniversaire.

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Bénéfices de la solution ?

Pour les organisatrices :

• Un gain de temps dans l’organisation grâce à la centralisation de toutes les informations dans un seul et même endroit
• Moins de charge mentale, moins d’erreurs !

Pour les invités :

• Apport d’informations pratiques pour les invités pour préparer leur venue
• Possibilité de partager et d’avoir accès aux photos de tout le weekend en un seul click

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